1.組建簽證專項管理團隊
建筑企業(yè)要組建一支簽證專項管理團隊，對項目中的簽證工作進行專項管理。團隊成員中應至少配備一名造價人員、技術人員、法務專員，分別從施工技術、工程造價、法律規(guī)定及合同約定等四個角度對簽證進行全面把關，確保每一份經過監(jiān)理單位及發(fā)包人審核確認的簽證都是一份有效簽證，可直接作為結算程序，同時避免過期補簽、簽而無效的情形出現。
2.建立合同培訓及交底制度
建筑企業(yè)可根據項目性質、規(guī)模及合同價款情況，就大中型項目設立合同培訓及交底制度，可聘請專業(yè)律師團隊對合同內容進行全面解讀，并對項目人員進行指導和培訓，將合同的有利條款和風險條款、操作注意事項通過合同培訓及交底的方式明確告知合同履約人員，讓每一個參與項目的技術、供應、預算、財務等管理人員對合同內容都有所了解，對自己的工作職責也做到心中有數。如此，建筑企業(yè)的簽證單質量才可不斷提高。只有項目部人員的簽證和索賠的意識轉化成實際行動，才能為建筑企業(yè)預防風險，開創(chuàng)效益。
3.嚴守合約，及時簽證
實際施工過程中，不少發(fā)包人代表經常在工程例會上提出變更等要求，事后又不及時補發(fā)書面通知；還有不少項目經理在出現可簽證情形時不及時簽，只顧埋頭苦干，而缺乏書面簽字確認意識，導致很多簽證未及時辦理。因此，建筑企業(yè)應更新“服從甲方，不辦簽證”等舊觀念，嚴格按照合同約定，該簽則簽，刻不容緩。建筑企業(yè)該應重點注意的是，根據2013版施工合同第19款的相關規(guī)定，承包人不按合同約定的期限向發(fā)包人提出索賠的，則喪失索賠權利。
4.簽證時的注意要點
（1）以合同約定為準：即注意審查簽證內容是否屬于合同約定的工程范圍，對于簽證格式是否有明確約定；
（2）簽證的文字措辭恰當，依據要充分，要求發(fā)包人確認的意思表示明確；
（3）注意監(jiān)理人及發(fā)包人在簽證單上批注“簽收”與“同意”的區(qū)別；
（4）對于發(fā)包人或其代表發(fā)出的口頭指令，應及時以書面形式要求發(fā)包人或監(jiān)理補充確認；
（5）依據約定由發(fā)包人授權代表簽證：
第一，約定必須由多方共同簽字確認才能生效的，應遵照辦理；
第二，約定蓋章才能生效的，應及時提請發(fā)包人加蓋公章；
第三，對于各代表人有權限分工的情形，簽證應遵照辦理；
第四，發(fā)現授權文件授權不明時應及時發(fā)函要求發(fā)包人澄清。
（6）重視甲供材料簽證：
第一，甲供料改為乙供料時，應要求甲方發(fā)出書面指令，并明確乙供料計價方式等事項；
第二，甲供料范圍、損耗、計價方式等結算依據應約定明確；
第三，涉及到設計變更等事實導致甲供料用量增加的，也應及時簽證。
（7）積極與監(jiān)理、發(fā)包人等相關方溝通，創(chuàng)造良好的簽證氛圍；
（8）在發(fā)生爭議時，應按照合同約定的索賠期限及時發(fā)出索賠意向通知書，否則將面臨逾期失權的不利后果。
5.規(guī)范簽證的送達方式
（1）結合簽證單的具體內容，向發(fā)包人發(fā)出簽證單的同時抄送監(jiān)理、設計單位、勘察單位、指定分包商等相關方。設立收發(fā)文登記簿，對于不愿在文件上簽字的，可要求其在登記簿上簽收；
（2）建議采用EMS快遞（及時查詢簽收）或者雙掛號信的郵寄送達形式，建筑企業(yè)應在EMS快遞單或掛號信上注明內部文件詳細名稱及內容，同時復印所寄文件，會同郵寄憑證和簽收證明一并保存。郵寄送達后，建筑企業(yè)應及時到郵局復印收件人的簽收單原件，同時在EMS官網打印EMS送達記錄，并郵局加蓋查詢章后予以保存。
（3）采用E-mail、傳真等電子數據形式送達時，應注意與其他證據形式結合使用。
（4）對于重要的簽證文件資料，諸如涉及到重大設計變更、工期順延等簽證，建筑企業(yè)亦可采用公證送達的方式，讓公證部門對送達資料內容、送達過程進行公證，增強證明效力。
此外，建筑企業(yè)還應當做好工程簽證的歸檔工作，即安排專員對簽證進行分類管理，并保留好每一份簽證的原件以及與之對應的發(fā)文記錄、簽收記錄及審核結果。
(作者單位：中倫律師事務所）
